提案書の構成をAIと一緒に考える手順
みなさん、こんにちは。
五反田明駿です。
本日は、提案書の構成をAIと一緒に組み立てる手順をお話しします。
「提案書を作って」とだけ頼むと、
相手の事情に合わない案が出ることがあります。
ですが、構成を考える段階で使うと、
比較や見直しを進めやすくなります。
実際にやっている手順を、順番に書きます。
完成品を丸投げするのではなく、
何を、どの順番で伝えるかを一緒に考える。
今回の使いどころは、ここです。
時間がかかるのは「伝える順番」を決めるところ
提案書作りで詰まりやすいのは、
どの順番で何を言うかを決めるところです。
構成が曖昧なまま書き始めると、
途中で話がずれ、手戻りが生まれます。
AIには、まず見出しだけを頼みます。
本文やデザインを同時に作らせないことで、
提案の筋道を比較することに集中できます。
手順1｜相手の情報を渡し、不足を質問してもらう
いきなり構成案を頼まず、提案先の課題や
決裁の流れ、懸念を先に整理してください。
年齢だけで相手の考えを決めつけず、
実際に聞いた事情を材料にします。
以下は架空の相談例です。
実務では、会社が承認したAI環境を使い、
入力できる範囲の情報に置き換えてください。
まだ構成案は出さず、不足情報を質問してください。
【提案先】従業員30名の製造業。窓口は営業部長
【課題】新規開拓が属人化し、ベテラン頼み
【提案】インサイドセールスの仕組み導入と立ち上げ支援
【予算感】月額30万円前後（この例の仮条件）
【懸念】以前、別会社への依頼で失敗した経験がある
【決裁】部長が社長へ提案を上げる
優先度の高い確認事項を5つ挙げてください。
未確認の情報は、推測で補わず「要確認」としてください。
「確認すべき点を先に質問して」と頼むと、
準備不足の論点に気づくきっかけになります。
たとえば導入希望日や、前回の失敗の原因、
社内で担当できる人数などです。
答えが分からない質問は、そのまま残します。
確認済みの事実と、提案側の仮説を分ける。
分からない部分をAIに埋めてもらわないことが大切です。
手順2｜入り口の違う構成案を3つ比較する
情報を整理したら、構成を出してもらいます。
1案だけで決めず、入り口の違う3案を並べると、
今回の相手に合う順番を考えやすくなります。
・本文は不要。見出しレベルで各6項目程度
・A案は課題、B案は導入の進め方、C案は費用から始める
・各案に、想定する読み手と注意点を一行添える
・未提供の実績、事例、数値は作らない
・要確認の箇所を明示する
前回の失敗を心配している相手なら、
進め方や確認体制を早めに伝える案が候補になります。
ただし、それで決まりではありません。
商談で聞いた懸念と照らして選びます。
- 相手が気にしている点に早く答えられるか
- 部長が社長へ説明し直しやすい順番か
- 費用、役割分担、次の行動までつながるか
手順3｜相手の立場で、想定質問を出してもらう
構成を選んだら、相手の役になって
疑問や反論を挙げてもらいます。
これは相手の本音の予測ではなく、
提案の抜けを探すための練習です。
以前、別会社への依頼で失敗した経験があります。
選んだ構成について、聞きたくなる質問を10個挙げてください。
費用、社内負担、実行体制、効果の確認方法も見てください。
各質問に「構成で回答済み／情報不足／相手へ要確認」を付け、
重要度の高い順に並べてください。
相手の本当の気持ちを断定しないでください。
質問のうち、答えられないものを整理します。
資料に書き足せば済むのか、
社内の提供体制を確認する必要があるのか。
相手へ聞き直すべきなのかを分けます。
たとえば「成果が出ないとき、何を見直すのか」なら、
効果を確認する時期と指標を検討します。
未確定の保証や条件を、
質問に答えるためだけに追加してはいけません。
出てきた質問に口頭で答えてみると、
営業のロールプレイにも使えます。
言葉に詰まる箇所は、説明の練習が必要なのか、
提案内容そのものが未整理なのかを見直します。
手順4｜提案の根拠は、人が用意する
構成が固まったら、中身を埋めます。
自社の強み、過去の経験、提供できる範囲。
ここは、事実を知っている人が材料を用意します。
材料が揃っていれば、文章の下書きや
言い換えをAIに手伝ってもらっても構いません。
ただし、実績や効果の数字、納期、料金などは、
元資料と照合してから使います。
「読みやすい文章」と「約束できる内容」は別です。
最終的には担当者が確認し、
自分の言葉で説明できる提案書に仕上げてください。
構成例｜前回の失敗を気にしている相手なら
先ほどの架空例なら、次のような流れが考えられます。
実績や導入効果は、確認できるものだけを入れます。
- 1. 現状の課題と、今回そろえたい認識
- 2. 前回と何を変えるか、導入時の確認体制
- 3. 支援内容と、双方の役割分担
- 4. 導入スケジュールと、効果の確認方法
- 5. 費用、対象範囲、含まれない作業
- 6. 未確認事項と、次回までに決めること
これは完成形ではありません。
相手が実際に気にしている順番に合わせて、
入れ替えたり削ったりするためのたたき台です。
応用｜過去の提案書から、改善の仮説を探す
受注した提案書と、失注した提案書を比較し、
見出しや説明順の違いを整理する使い方もあります。
ただし、少数の事例だけで、
受注や失注の原因を特定できるわけではありません。
価格、競合、時期、既存の関係なども影響します。
AIの分析は、次に確かめる仮説として扱ってください。
商談記録や相手からのフィードバックも照合します。
過去資料は、社名や個人名を伏せるだけでは
十分とは限りません。
案件固有の条件や数値、守秘義務も確認し、
許可された情報だけを使ってください。
まとめ｜まずは見出しだけ、3案並べてみる
手順は、①相手の情報を整理して質問させる、
②構成を3案比較する、③想定質問で補強する、
④人が事実を用意して仕上げる、の4つです。
AIには、順番の比較と抜けの洗い出しを手伝ってもらう。
相手の事情や約束できる内容は、人が確認する。
この分担で提案書を組み立ててみてください。
まずは次の提案書で、本文を書き始める前に
見出しを3案出してみるところからで十分です。
選んだ案に想定質問をぶつけて、
商談前に確認すべき点を整理してください。
五反田明駿（ごたんだ めいしゅん）
ワイズ株式会社 代表取締役社長。
Webマーケティング、営業代行、インサイドセールス、
人材育成を手がけるかたわら、
AI活用スクール「AcademyAI」を運営しています。
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