AIで業務マニュアルを作る方法｜属人化を減らす5ステップ
みなさん、こんにちは。
五反田明駿です。
本日は、AIで業務マニュアルを作る方法について、
実際の仕事へ入れやすい順番でお話しします。
引き継ぎ資料を作ろうとしても、
普段は無意識にやっていることが多く、
何から書けばよいか迷うことがあります。
AIは、ばらばらのメモを整理し、
手順の形へ整える作業が得意です。
ただし、現場の判断まで丸投げしないことが大切です。
結論｜AIはマニュアルの整理役として使う
AIに任せるのは、情報の分類、順番の整理、
文章の書き換え、抜け漏れ候補の洗い出しです。
一方で、正しい手順か、例外時にどう動くか、
誰が最終判断するかは、現場を知る人が決めます。
材料と確認は人、整理はAIという分担です。
手順1｜対象業務を一つに絞る
最初から「営業部の仕事を全部まとめる」とすると、
範囲が広すぎて使いにくい資料になります。
まずは「問い合わせを受けてから担当者へ渡すまで」など、
開始と終了が分かる一つの業務を選んでください。
頻度が高い、担当者によって差が出る、
引き継ぎで質問が多い業務から始めると効果を確認しやすくなります。
手順2｜普段使っている材料を集める
次に、現在の仕事で使っている材料を集めます。
最初からきれいな文章に直す必要はありません。
- 担当者が書いた箇条書きのメモ
- 既存のチェックリストや入力例
- よく受ける質問と回答
- 作業画面のスクリーンショット
- 失敗した事例と、そのときの対応
顧客名、個人情報、パスワード、未公開の数字などは、
AIへ渡す前に削除または置き換えてください。
手順3｜AIに見出しと手順を作らせる
材料が揃ったら、いきなり完成版を頼まず、
まず見出しと作業手順だけを出してもらいます。
業務マニュアルへ整理してください。
最初に、次の項目だけを出してください。
・業務の目的
・開始条件と完了条件
・作業手順
・確認項目
・判断に迷う点
・担当者へ確認すべき不足情報
書かれていない内容は推測で補わず、
「要確認」と表示してください。
この段階で大切なのは、
AIに不足情報を質問させることです。
質問へ答えるほど、現場に近い内容になります。
手順4｜判断基準と例外処理を加える
使えないマニュアルに多いのが、
通常時の操作だけを書き、迷う場面を省いているケースです。
「入力内容が不足している場合」
「担当者が不在の場合」
「期限に間に合わない場合」などを追加します。
判断できないときは、誰へ、何を添えて相談するのか。
ここまで決めると、マニュアルが現場で使える形になります。
手順5｜別の人に実際に試してもらう
完成したように見えても、
作った本人には当たり前すぎて、説明が抜けていることがあります。
その業務に詳しくない人へ渡し、
マニュアルだけを見て一度試してもらってください。
止まった場所、質問が出た場所、
判断できなかった場所を追記します。
読んで分かるかではなく、実行できるかで確認します。
更新日と責任者を必ず残す
業務のやり方や使用するツールは変わります。
作成して終わりにすると、古い手順が残ってしまいます。
マニュアルには、更新日、確認者、次回確認日を記載してください。
変更があったときの連絡先も決めておきます。
まとめ｜まず一つの業務を手順にする
AIで業務マニュアルを作る手順は、
①対象を絞る ②材料を集める ③構成を作る
④例外を加える ⑤別の人が試す、の5つです。
AIへ完成品を丸投げするのではなく、
現場の情報を整理する相手として使ってください。
まずは、担当者しか分からない作業を一つ選び、
箇条書きのメモを集めるところから始めてみてください。
五反田明駿（ごたんだ めいしゅん）
ワイズ株式会社 代表取締役社長。
Webマーケティング、営業代行、インサイドセールス、
人材育成を手がけるかたわら、
AI活用スクール「AcademyAI」を運営しています。
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